فرعون موسى

 

عنوان المحاضرة : مفهوم الإدارة و مراحلها

مقدمة:

تواجه المنظمات اليوم مجموعة من التحديات نتيجة الثورة العلمية والتكنولوجية الحديثة ، مما يتطلب ضرورة إحداث تغييرات جذرية في نظم الإدارة ، وتعتبر الإدارة الناجحة علم وفن ومهنة ، إنها فن استثمار الموارد البشرية – رأس المال الفكرى - والموارد المادية بما يحقق النتائج الايجابية للمنظمات ويحسن أدائها.

فالإدارة تتألف من عدة مراحل ووظائف ، ويعتبر التخطيط من أهم مراحل ووظائف الإدارة الناجحة استنادا إلى المقولة التالية : (إذا فشلت في التخطيط فقد خططت للفشل).

هذه المحاضرة تسلط الضوء على أساسيات الإدارة ومراحلها الحديثة ، بحيث يتم صقل مهارات المشاركين وتطوير المفاهيم الإدارية لديهم خصوصا فيما يتعلق بمهارات التخطيط والتنظيم مع التعرف على مهارات المدير الفعال وصفات القائد.

محاور المحاضرة

·        مفهوم الادارة ، وأهميتها.

·        عناصر العملية الادارية.

·        تعريف الكفاءة والفعالية.

·        صفات المدير وصفات القائد.

·        مهارات المدير الفعال.

·        مجالات الادارة.

·        المستويات الادارية.

 

 

مفهوم الادارة ، وأهميتها  

الإدارة مصطلح نسمعه طوال الوقت ، نظرًا لعدد المرات التي نسمع فيها ونتحدث عنها ، نعتقد أننا بالفعل نفهم تمامًا ما تعنيه. لكن هل نحن حقا؟

الادارة تعنى تنفيذ الاعمال عن طريق الاخرين أن تعرف بالضبط ماذا تريد فعله ثم تتأكد من أن الأفراد يؤدونه بأحسن طريقة وأقل تكلفة.

عملية استخدام الموارد المتاحة لتحقيق أهداف محددة بكفاءة وفعالية , و تتضمن تنظيم الأشخاص و توجيههم و تنسيقهم و تقيمهم.

ترجع اهمية الادارة الى انها وسيلة المجتمع لتحقيق اهدافه وطموحاتهم و احتياجات افراده ، وايضا لزيادة عدد المنشآت الادارية وكبر حجمها ، بالاضافة الى اهمية العمل الانساني في نجاح المنشآت العامة والخاصة بالاضافة الى الاحتياج الكبير للعملية الادارية لمواجهة التغييرات الاجتماعية والاقتصادية والتقنية المتلاحقة .

كذلك للندرة المتزايدة في الموارد المادية والبشرية ، والدعوة الى العولمة والمنافسة الشديدة في الاسواق العالمية ، مع رغبة الافراد للوصول الى مراكز إجتماعية وقيادية متميزة.

تشمل الإدارة جميع الأنشطة اللازمة لوضع إستراتيجية منظمة ما ، وتنسيق جهود جميع أعضائها لتحقيق جميع أهدافها باستخدام مواردها التكنولوجية والبشرية والمالية والطبيعية المتاحة ، وببساطة ، تضمن الإدارة تعظيم جميع موارد الشركة واستخدامها لتحقيق أهدافها.

من هذا التعريف ، قد يبدو بسيطًا. ولكن في الواقع ، يمكن أن تصبح الإدارة مربكة ومربكة للغاية.

تعريف للادارة هى نشاط انسانى مخطط لهدف محدد مع تنظيم وتنسيق وتحفيز العاملين وتشمل على قياس الاداء والتقييم والتطوير.

 عناصر العملية الادارية.

قبل ان نحدد ما هى عناصر الادارة ، يجب ان نعى بعض النقط الهامة ومنها وجود هدف واضح يعقبه خطة ، يقوم بتنفيذها مجموعة من الأفراد لديهم معارف و مهارات تؤهلهم لتوظيفها بالعمل المناسب لكل وظيفة او مهمة محددة ومخططة ، وهنا يجب ان يكون لدينا شخص يقوم بادارة العملية الادارية وهو "المدير" الذى يقوم بالتنسيق والتنظيم والرقابة والتوجيه و إعداد التقارير و الميزانية.

وبالتالى يمكن ان نحدد هنا العديد من الخطوات أو المراحل التي تنطوي عليها عملية إدارية مميزة يمكن أن نوضحها بالتفصيل وهى ما يعرف بعناصر العملية الادارية التى تتكون من :

التخطيط :

يشير التخطيط إلى إنشاء مسودة عريضة للعمل ، بناء على هدف واضح محدد المعالم واقعى قابل للتنفيذ وقابل للقياس ، ومحدد بزمن ، يعقبه عملية التخطيط لإنجاز هذا الهدف.

ويمكن ايجاز عناصر التخطيط كما فى الشكل المرفق..

التنظيم:

يتضمن التنظيم تحديد ومزامنة وتصنيف مختلف التقسيمات الفرعية أو العمليات الفرعية للعمل بشكل رسمي ، كما ان التنظيم هنا يقصد به كل عمل يتم بموجبه تحديد أنشطة او وظائف بالمنظمة كالوظيفة المالية والتسويقية وتحديد إداراتها ( كالإدارة المالية وإدارة التسويق ) ، وأقسامها ولجانها، وعلاقات هذه المكونات مع بعضها البعض من خلال تحديد السلطة والمسؤولية التفويض، والمركزية واللامركزية ، ونطاق الإشراف وغيرها في سبيل تحقيق الهدف.

التوظيف :

يشمل التوظيف اختيار وتوظيف المتقدمين المناسبين للوظيفة ، ويسهل تدريبهم وتوجيههم مع الحفاظ على بيئة عمل واعدة.

التوجيه :

هو إرشاد المرؤوسين أثناء تنفيذهم للأعمال بغية تحقيق أهداف المنظمة ، ونحتاج إلى التوجيه حتى نضمن سلامة تطبيق الخطط المرسومة وحسن استخدام العلاقات التنظيمية مثل السلطة ، ويستلزم التوجيه تفويض تعليمات وأوامر مُنظمة ، بالإضافة الى اتخاذ القرار لإنجازها.

التنسيق :

يعرف التنسيق على أنه الترتيب المنظم لجهود فرق العمل الجماعى ، كي تتوحد هذه الجهود في التصرف والتنفيذ لتحقيق الهدف المحدد ، ويشير التنسيق في الأساس إلى تسجيل النقاط وتداخل العديد من آليات العمل.

كتابة التقارير :

يحتوي إعداد التقارير بشكل متكرر على إطلاع الرئيس على التحسينات أو الإجراءات المتعلقة بالعمل. يمكن أن يكون توزيع المعلومات من خلال التفتيش أو السجلات.

اعداد الموازنة :

تشمل الموازنة جميع الأحداث التي تحدث في ظل المحاسبة ومراقبة المراجعة والتخطيط المالي.

 تعريف الكفاءة والفعالية.

الكفاءة هى : ويقصد بها الاستخدام الاقتصادي للموارد، أي الاقتصاد في استخدام الموارد وحسن الاستفادة منها، وتنفيذ المخطط فى الوقت المحدد.

الفاعلية هى: ويقصد بها مدى تحقيق أهداف المنظمة بصورة صحيحة وفى اتجاه الهدف.

ويمكن القول ان الجودة هى مزيج ما بين الكفاءة والفعالية .

الإدارة والقيــادة

المنظمات تحتاج إدارة جيدة وقيادة واعية من أجل تحقيق التميز في الأداء.ولكن كثيراً من المنظمات لديها مديرون أكثر من القادة.

أن تكون مديرًا جيّدًا لا يعني بالضرورة أنّك قائد ناجح ، ومع ذلك فنحن كثيرًا ما نرى أشخاصًا يستعملون مصطلحي "القائد" و"المدير" بشكل متداخل ، ممّا قد يسبّب بعض اللبس ، فما هو الفرق بين الإدارة والقيادة ، وهل إحداهما أفضل من الأخرى ؟ إنّ معرفة أوجه الاختلاف بين القيادة والإدارة سيساعدك في معرفة دورك في المنظمة التي تعمل فيها. ومن خلال معرفة الفرق بين هذين المصطلحين ، ستتمكّن من تطوير قدراتك لتصل إلى أقصى إمكانياتك. ليس هذا وحسب ، فأن تفهم ما يميّز القائد عن المدير سيتيح لك تحقيق التوازن بين مهاراتك القيادية والإدراية.  

سؤال الساعة هل القيادة علـــم أم فـــن  .... ؟

يعد هذا السؤال من أكثر الأسئلة شيوعا وقدما بين الدارسين في مجال الإدارة .

هناك فريقان في هذا الصدد . يرى أولهما أن الإدارة علم راسخ بما تتضمنه من نظريات علمية ، ومبادئ رئيسية ، فضلاً عن تضمنها لعدد من فروع المعرفة والتخصصات الفرعية.

وهناك فريق ثان يرى أن الإدارة فن وليست علماً . حيث أن النجاح في تطبيق مبادئ الإدارة إنما يعتمد بالدرجة الأولى على خصائص الأشخاص.

على أنه يمكننا القول أن :

•       الإداري الناجح يحتاج إلى الجمع بين علمية الإدارة وفنه في تطبيقها من أجل تحقيق إنجاز إداري أفضل.

•       ليس كل من أحاط بالعلم والمعرفة قيادياً ناجحاً .

•       وكذلك ليس كل من لم يحط بالعلم والمعرفة القيادية يمكن أن يكون قيادياً فاشلاً

•       ولكن يمكن تأكيده جانبين مهمين هما:

•       الجانب العلمي والجانب الفني للقيادة

فالقيادة علم وفي الوقت نفسه فن.

مفهوم القيادة :

القيادة تقوم على رؤية وتخيل لما يمكن أن تكون عليه المنظمة فى المستقبل ، وتتطلب توليد وتشجيع التعاون وروح الفريق بين مجموعة من الأفراد ، وتوجيههم وتحفيزهم لتحقيق الأهداف المرجوة لإنجاز المهام المطلوبة فى المنظمة ، ولذا يتطلب الأمر من خلال العمل الجماعى ، والذى يقتضى بدوره العمل كمجموعات متكاملة المهارات والاختصاصات .. وهنا يبرز دور القائد فى توجيه مجهودات أفراد المجموعة نحو إنجاز المهام والأنشطة بكفاءة وفاعلية .

وبالتالى فان القائد : -  

•       يؤثر في الآخرين ويوجههم نحو تحقيق الأهداف.

•       يعمل بالآخرين ويحقق الإنجاز من خلالهم .

•       يستمد قوته من حب الآخرين .

•       يتطلع إليه المرؤوسون لأخذ توجيهاته وتعليماته.

•       يستطيع إذابة الخلافات وحل التناقض بين أهداف الأفراد وأهداف المنظمة.

•       يتمتع بمهارات و قدرة على التأثير والتوجيه .

صفات المدير وصفات القائد.

المنظمات تحتاج إدارة جيدة وقيادة واعية من أجل تحقيق التميز في الأداء ، ولكن كثيراً من المنظمات لديها مديرون أكثر من القادة .

ولكن من هو المدير ؟ يمكننا أن نقول ببساطة أن المدير هو : الشخص الذي يوجه الأفراد نحو إنجاز عملٍ ما ، ولا تقتصر مهمة المدير على إصدار الأوامر ، وإرغام الآخرين على أداء العمل . بل يرتقي دوره ليكون دوراً تنسيقياً لعمل الآخرين بطريقة تنجز العمل المطلوب ، كما يمكن أن يطلق لفظ المدير على أكثر من شخص في مستويات إدارية متعددة ( عليا – وسطى – تشغيلية ) في المنظمة.

ما الفرق بين القيادة والإدارة ؟

لكلّ من القيادة والإدارة ميّزات مختلفة ومجالات تركيز متباينة ، ويمكن ان نتعرف على اهم هذه الاختلافات كالتالى :

 اولا : التركيز على الأهداف والرؤية:

التركيز على المهام يميل القادة للتركيز على أهداف ورؤى مؤسساتهم. إنّهم ينظرون إلى الصورة الكليّة، ويحاولون إيجاد سبل جديدة لتحقيق رؤيتهم على أرض الواقع. إنهم يسعون على الدوام لتجربة امور جديدة ولكن مع التركيز على مهمّة المؤسسة الأساسية.

 أمّا المدراء ، فعلى الرغم من اهتمامهم برؤية المؤسسة إلاّ أنّ تركيزهم منصبّ في العادة على الالتزام بسياسات وقواعد الشركة. إنهم مسؤولون عن تنفيذ أفكار قادتهم الكبيرة.

ثانيا : الإقناع :

الإجبار بما أنّ القادة مسؤولون عن الإبداع والابتكار، يتعيّن عليهم في هذه الحالة أن يقنعوا الأشخاص من حولهم أنّ أفكارهم هذه تستحقّ الدعم، في نهاية المطاف هم يستمدّون سلطتهم من خلال تشجيع الآخرين على التفكير مثلهم واتباع منهجهم.

من ناحية أخرى ، فالمدراء غير مجبرين على إقناع الآخرين بأفكارهم، لأنّ دورهم يتمثّل في فرض القواعد وضمان الالتزام بها. وفي حال تمرّد أحدهم على هذه القوانين، يتمّ حينها اتخاذ إجراءات بحقّه. الموظّفون يفعلون ما يطلبه منهم مدراءهم حتى لو لم يكونوا مقتنعين بها.

ثالثا : خوض المغامرة:

تقليل المخاطر في كلّ مرّة تجرّب فيها شيئًا جديدًا فأنت تخوض مغامرة. وبما أنّ القادة يسعون دائمًا لإحداث التغيير فهم بالتالي يجرّبون الكثير من الأمور الجديدة، وعليه فهم يخوضون المغامرة بشكل شبه يومي.

أمّا المدراء، فهم يحاولون دومًا تقليل المخاطر ، إنّهم يتأكدّون أنّ العاملين يقومون بمهمّاتهم على الوجه المطلوب ، وفي حال حدثت أيّ مشكلات قد يلجأ المدراء إلى قادة الشركة من أجل العثور على حلّ مناسب.

رابعا : التشجيع :

التوجيه قد تتداخل هنا مسؤوليات القائد والمدير وذلك اعتمادًا على الطريقة التي يؤدّي بها المدير واجباته. بشكل عام، يقدّم القائد لموظّفيه التشجيع الدائم ويحثّهم على التفكير خارج الصندوق.

أمّا المدير، فلديه صورة واضحة عن مجالات العمل المختلفة... قد يقدّم المدير بعض التسجيع للموّظفين لكن تبقى مهمّته الأساسية توجيههم حول كيفية أداء مهمّاتهم المختلفة. بمعنى آخر، المدير هو الشخص الذي تلجأ إليه لتعرف الطريقة الأفضل للقيام بعملك.

خامسا : التحدّي :

السير مع التيّار يحتاج القادة إلى التحدّي، وإلاّ فإن مؤسستهم ستكون مهدّدة بالركود ولهذا السبب تحديدًا يجرّبون أشياء جديدة ليروا ما إذا كان بوسعهم تحقيق فعالية أكبر لشركاتهم. ويعملون على تحقيق التوافق بين سياسات الشركة وبين رؤيتها.

من جهة أخرى ، يسعى المدراء إلى الحفاظ على الوضع الرّاهن والسير مع التيار. ويبذلون أقصى جهدهم في فرض التوجيهات العامّة المحدّدة من قبل قادتهم.

سادسا : التحفيز:

إعطاء الموافقة عند تجربة أمور جديدة ، تزيد فرص الفشل ولذا يتعيّن على القادة أن يمتلكوا الحماس والحافز الكافي. بل يجب عليهم أيضًا أن يبقوا موظفيهم متحفّزين أيضًا وذلك من خلال ربط كلّ شيء برؤية الشركة الكبرى. فحين تكون رؤية الشركة قويّة ، يصبح باستطاعة القائد استخدامها كمصدر تحفيز وإلهام للموظفين.

يختلف الأمر بالنسبة للمدير الذي يتمثّل هدفه الرئيس في اتخاذ القرار المناسب حول ما إذا كان القيام بأمر ما مناسبًا أم لا. ينظر المدراء في ممارسات معاونيهم وبقية الموظفين ويبدون موافقتهم أو رفضهم لهذه الممارسات من خلال الرجوع للتعليمات الأساسية التي وضعها قادة الشركة.

سابعا : الفكر خارج الصندوق :

الالتزام بالقواعد يحتاج القادة إلى الفكر غير العادى وهو ما يعرف بخارج الصندوق ، وذلك من أجل التقدّم ، وذلك كون القوانين جامدة ولا تسمح بالابتكار ، الأمر الذي يدفعهم للتفكير فى حلول وافكار ابداعية وغير نمطية.

وعلى صعيد آخر، فإن الوسيلة الوحيدة التي يحافظ بها المدير على منصبه هي الالتزام بالقواعد والاستراتيجيات والتعليمات بصورة اكثر روتينية والتقيد بها وعدم الخروج عليها كثيراً.

ثامنا : التشجيع على الثقة:

فرض السيطرة عندما يقودك شخص ما عبر طريق جديد غير ممهّد ، فلا شكّ أنّك بحاجة لمستوى معيّن من الثقة المتبادلة بينك وبينه ؛ وهذا بالضبط ما يجب أن يفعله القائد الناجح ، إذ عليه أن يقنع موظفيه ليثقوا به ويسيروا معه إلى أماكن ومراتب لم يصلوا إليها قبلاً.

أمّا المدير فمنبع قوّته هو قدرته على السيطرة والسلطة على الموظفين ، ونقصد هنا السيطرة بمعناها الإيجابي ، أي حفظ النظام في المنظمة ، أنت لست مضطّرًا للوثوق بمديرك كي تقوم بما يطلبه منك ، المدراء يتوقّعون منك الخضوع لسيطرتهم حتى يتمكّنوا من أداء عملهم على الوجه الصحيح .

تاسعا : تبنّي الأفكار:

تعيين المهامّ يزدهر وينمو القادة من خلال إجراء التحسينات وتجربة أمور جديدة. ولذلك نجدهم يتبنون الأفكار الجديدة ويحترمون حريّة التفكير لأنها تدعم أهدافهم ، إنهم يعلمون تمامًا أنهم إذا شجّعوا المزيد من الأشخاص على التفكير الابتكارى والابداعى ، فإن قوّة التفكير الجماعية سترتفع وتقود إلى مزيد من التطوّر والإبداع.

وعلى العكس من ذلك، لا يستطيع المدراء تشجيع التفكير الحرّ لأنهم في هذه الحالة لن يتمكّنوا من تحقيق توقّعات الشركة. تعيين مهامّ الموظفين وإخبارهم بما يجب أن يفعلوه هي الطريقة الوحيدة التي تضمن نجاحهم وتحقيق أهداف المؤسسة.

أهم المهارات الإدارية للمدير الناجح

أولاً: القدرة على القيادة ...

ثانياً: إدارة فريق عمل ...

ثالثاً: التواصل الفعال  ...

رابعاً: القدرة على التخطيط الناجح ...

خامساً: القدرة على اتخاذ القرار ...

سادساً: القدرة على إدارة الأزمات ...

سابعاً: القدرة على الإقناع ...

ثامناً: إدارة الوقت بنجاح

مجالات الإدارة  Management Fields

هناك مجالات متعددة تطبق فيها الإدارة ، فهي تطبق في القطاع العام Public-Sector ويطلق عليها في هذه الحالة الإدارة العامة Public-Dministration وتطبق في القطاع الاقتصادي Economic – Sector ، وتسمى في هذه الحالة إدارة الأعمال Business - Administration .

وهكذا نلاحظ أن الإدارة تكتسب اسم المجال الذي تطبق فيه.

فإذا طبقت في الوزارات والمصالح سميت إدارة عامة ، وإذا طبقت في النشاطات الاقتصادية سميت إدارة أعمال … الخ ، ويعتبر تقسيم الإدارة إلى إدارة عامة وإدارة أعمال من أهم التقسيمات الخاصة بمجالات الادارة.

المستويات الادارية.

للإدارة ثلاث مستويات تختلف الأنشطة الإداريّة باختلافها، وهي:

الإدارة العُليا  Top Level : حيث يتمّ فيها تحديد السياسات، والأهداف ، واتّخاذ القرارات ، ووضع الخطط، والقوانين اللازمة، وغيرها من المَهامّ العديدة ؛ وهي السلطة الأعلى المسئولة عن القرارات الاستراتيجية والرئيسة في المنظمة ، وتختص بكافة الأنشطة طويلة الأجل .

الإدارة الوُسطى Middle Level: وتهتمّ بتنظيم الأعمال الخاصّة بالأقسام الرئيسيّة ، والأقسام الفرعيّة التابعة لها ، وغيرها من المَهامّ المُتعدِّدة ؛ وتختص بوضع الخطط متوسطة المدى ، ونقل الأوامر والتوجيهات من المستوى الأعلى إلى المستوى الأدنى .

الإدارة الدُّنيا Low Level: وهي الإدارة الإشرافية على التنفيذ المباشر للعمل ، وهي تضع الخطط التفصيلية ، وتتابع أداء العاملين ، وتوجه جهودهم ، وتحفيزهم ، وحلّ مشاكلهم ، وتحديد مهامّهم ، وما إلى ذلك من مهامّ مُتنوِّعة.

 

اهم المراجع

·        على شريف، إدارة المنظمات العامة، الدار الجامعية، مصر، 1987م.

·        على السلمى ،الإدارة العامة، مكتب غريب، بدون تاريخ.

·        محمود عساف، أصول الإدارة، مصر، 1982م.

 

بقلم : الدكتور اكرم عبد القادر

خبير التدريب والتنمية البشرية